엑셀에서 드롭다운 목록의 기본값 만들기

이 튜토리얼에서는 엑셀 및 구글 스프레드시트에서 드롭다운 목록의 기본값을 만드는 방법을 보여드리겠습니다.

 

엑셀에서 데이터 유효성 검사를 사용하여 드롭다운 목록을 만들면 목록을 배치한 셀의 기본값은 일반적으로 공백 상태입니다. 이때 이 셀에 기본값을 미리 채우거나 사용자에게 “선택하기…”와 같은 메시지를 표시해주는 것이 유용할 수 있습니다

데이터 유효성 검사를 사용하여 드롭다운 목록 만들기

1. 워크시트에서 드롭다운 목록을 생성할 위치와는 다른 위치에 목록 데이터를 입력합니다. 이 데이터는 드롭다운 목록과 동일한 워크시트에 있어도 되고 해당 파일의 다른 워크시트에 있어도 상관 없습니다.

2. 그런 다음 드롭다운 목록을 생성할 위치를 클릭하고 리본에서 데이터 > 데이터 도구 > 데이터 유효성 검사를 선택합니다.

4. 설정 탭의 제한 대상 필드에서 목록을 선택하고 공백 무시 및 드롭다운 표시가 체크되어 있는지 확인합니다.
5. 원본 상자를 클릭하고 드롭다운 목록의 데이터가 포함되어 있는 셀의 범위를 입력하거나 선택합니다.
6. 오류 메시지 탭을 클릭하고 유효하지 않은 데이터를 입력하면 오류 메시지 표시가 체크 해제되어 있는지 확인합니다. 이렇게 하면 데이터 드롭다운 목록에 포함되어 있지 않은 정보를 셀에 입력할 수 있습니다.

6. 확인을 클릭하여 드롭다운 목록을 만듭니다.

드롭다운 목록의 기본값 만들기

이제 드롭다운 목록을 만들었으므로 드롭다운 목록을 처음 사용하기 전에 표시할 기본값을 만들 수 있습니다.

1. 드롭다운 목록이 포함된 셀에 다음 수식을 입력합니다.

=IF(D2="", "선택하기...")

참조하는 셀(예: D2)은 다른 용도로 사용되지 않고 공백으로 유지되어야 합니다.

2. 이제 데이터 유효성 검사에서 오류 메시지 탭으로 다시 돌아갑니다. 드롭다운이 위치한 셀에 있는지 확인한 다음 리본에서 데이터 > 데이터 도구 > 데이터 유효성 검사를 다시 선택합니다.
3. 오류 메시지 탭을 클릭하고 이번에는 유효하지 않은 데이터를 입력하면 오류 메시지 표시가 체크되어 있는지 확인합니다.

이제 드롭다운 목록을 선택하면 사용 가능한 옵션 목록 위에 “선택하기….”가 상단에 표시되는 것을 볼 수 있습니다. 목록에 없는 다른 항목을 입력하려고 하면 오류 메시지가 표시됩니다.

취소를 클릭하면 “선택하기…”가 기본값으로 다시 나타납니다.

그러나 목록에서 옵션을 일단 선택하면 이 수식은 사라지므로 이 기본값은 드롭다운 목록을 처음 사용할 때만 활용할 수 있습니다. 따라서 이는 드롭다운 목록을 한 번만 사용하도록 설계된 워크시트에서만 유용합니다.